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Demande #1682

Organiser la revue annuelle April (groupes de travail) 2016

Added by Frédéric Couchet almost 7 years ago. Updated almost 6 years ago.

Status:
Rejeté
Priority:
Normale
Assignee:
-
Category:
-
Target version:
-
Start date:
12/02/2016
Due date:
% Done:

0%

Estimated time:

Description

Intro

Les fins d'année sont propices aux bilans, bonnes résolutions... Chaque semaine nous faisons une revue hebdomadaire et il pourrait être utile d'organiser chaque début d'année, sur le salon IRC de l'association par exemple, une revue annuelle permettant de tirer des conclusions de l'année précédente et des perspectives pour l'année à venir d'un point de vue actions de l'April et organisation des groupes de travail.

Pour la revue annuelle il faut garder à l'esprit qu'il faut accepter les remontées critiques et que ce soit constructif, pas juste démoralisant ou polémique.

Organisation

- En fin d'année choisir une date pour début janvier (1ère ou seconde semaine), si possible un vendredi juste après une revue hebdomadaire, de 12h30 à 14h (13h30 idéalement). Ou alors, de 14h à 15h (pour permettre à chacun de déjeuner entre les deux revues). La première revue annuelle (en janvier 2010) avait duré 1h.

- Prévoir d'ouvrir un Pad pour permettre d'éventuelles contributions anonymes.

- En préparation les différents animateurs de groupes doivent envoyer, 2 semaines avant la revue environ, un message sur leur liste de groupe de manière à préparer des éléments de réponse. La revue annuelle ayant plusieurs questions il peut être utile de poster chaque jour un message avec une question.

- Prévenir de la revue annuelle sur april@, liste-infos@.

- Une personne doit animer la revue annuelle en gérant les questions, le temps, en s'assurant que les personnes sont assez précises (notamment pour la définition des prochaines actions)... La personne qui anime la revue peut être extérieure à l'April. Si la personne est active à l'April elle doit aussi participer à la revue et pas simplement l'animer.

- Après la revue il faut générer la synthèse sous une forme proche de la synthèse de la revue hebdomadaire. Envoyer la synthèse aux membres, les prochaines actions aux personnes et les animateurs de groupes doivent envoyer les informations pertinentes aux membres de leur groupe.

- Quelques semaines après la revue il faut faire un point sur les prochaines actions de chacun suite à la revue annuelle

Les questions

Pour la forme de la réunion lors de la première revue annuelle en 2010 nous sommes partis des questions suivantes (issues de http://celestinechua.com/blog/year-end-review/ avec une question ajoutée) :

1. Quelles sont vos plus grandes réalisations cette année ? (le terme "réalisation" devant s'entendre comme tout résultat dont vous êtes fiers)
2. "Quels sont les grands échecs de l'année ?"
3. Quels sont les enseignements les plus importants que vous avez appris cette année ?
4. Sur une échelle de 1 à 10, à quel point êtes-vous satisfaits de la façon dont vous avez passé l'année ?
5. Que voulez-vous accomplir l'année à venir, de sorte que ce soit la meilleure année possible ?  Autres formulations possibles : En supposant que nous soyons le 31 décembre de l'année à venir, que souhaitez-vous voir dans votre vie ? Que faut-il pour atteindre le niveau 10/10 de satisfaction à la fin de l'année prochaine ?
6. Quelle serait votre liste de voeux pour 2016 ? Que ce soit   très   concret (un logiciel, une fonctionnalité, un évènement...) ou   plus   général (au niveau éductatif, association, législatif...), que souhaiteriez-vous pour cette nouvelle année ?
7. Quelles nouvelles habitudes vous faut-il cultiver afin de vous aider à atteindre vos objectifs de la question 5 et/ou des vœux de la question 6 ? Quels  outils/procédures/aide pourriez-vous avoir besoin ?
8. Quelles sont vos prochaines actions immédiates pour atteindre ces objectifs ?

Points de vigilance des revues précédentes à garder en tête

- S'assurer que les groupes de travail préparent en groupe la revue annuelle.
- On gagnerait en intérêt à l'exercice si on avait en plus le temps de lire en substance les réponses des autres participants.
- Prévoir un horaire où on aura pas le ventre vide.
- Mieux séparer les avis individuels des avis des groupes.

Exemple de démarrage de revue annuelle

Pour la gestion de la revue annuelle et la génération de la synthèse on utilise « hebdobot » le bot de la revue hebdomadaire.

Vérifier qu'hebdobot est sur le salon IRC #april (généralement le bot est connecté à partir de 11h3°) sinon demandez sur #april-admin qu'il soit lancé.

Les commandes, phrases à utiliser ensuite pour l'animateur de la revue :

!debut

On va bientôt commencer, je vais rappeler le principe de la revue annuelle

Vous avez lu le pad http://pad.april.org/p/revueannuellegdt2015> donc vous savez que cette annuelle a pour objectif de tirer des conclusions 2015 et des perspectives 2016 d'un point de vue actions de l'April et organisation des groupes de travail

On essaye de tenir entre 12h30 et 13h30, on utilise le présent salon, le pad étant là que pour d'éventuelles contributions anonymes

On va passer en revue les 8 questions. Merci à chacun :

- d'éviter les copier/coller massifs si vous avez préparé et donc laissez un peu de temps entre chaque point. Cela permet à chacun de lire en substance les réponses des autres participants

- de préfixer vos commentaires pour le nom du groupe ou thématique, ex: Transcriptions:

Quand vous avez fini une partie vous dites % fini :)

La revue annuelle concerne avant tout les groupes de travail mais on peut évoquer d'autres actions

Dernier point : gardez à l'esprit qu'il faut accepter les remontées critiques et que ce soit constructif, pas juste démoralisant ou polémique.

Essayons de tenir 8/10 mn grand max par question

Ok, on va commencer

Première question :

  1. 1/ Quelles sont vos plus grandes réalisations cette année ? (le terme "réalisation" devant s'entendre comme tout résultat dont vous êtes fiers)

[ ... ]

%tout le monde a fini, vous pouvez indiquer que vous avez fini en tapant % fini si vous ne l'avez pas déjà fait

%on va donc passer à la seconde question, un peu douloureuse mais source d'améliorations pour l'année

  1. 2/ "Quels sont les grands échecs de l'année ?"

%tout le monde a fini, vous pouvez indiquer que vous avez fini en tapant % fini

%on va donc passer à la suite

  1. 3/ Quels sont les enseignements les plus importants que vous avez appris cette année ?

%tout le monde a fini, vous pouvez indiquer que vous avez fini en tapant % fini

%on va donc passer à la suite

  1. 4/ Sur une échelle de 1 à 10, à quel point êtes-vous satisfaits de # la façon dont vous avez passé l'année ? à titre perso et/ou April

%tout le monde a fini, vous pouvez indiquer que vous avez fini en tapant % fini

%on va donc passer à la suite

  1. 5/ Que voulez-vous accomplir l'année prochaine, de sorte que ce soit la meilleure année possible ? Autres formulations possibles : En supposant que nous soyons le 31 décembre de l'année à venir, que souhaitez-vous voir dans votre vie ? Que faut-il pour atteindre le niveau 10/10 de satisfaction à la fin de l'année prochaine ?

%tout le monde a fini, vous pouvez indiquer que vous avez fini en tapant % fini

%on va donc passer à la suite

  1. 6/. Quelle serait votre liste de voeux pour 2016 ? Que ce soit très concret (un logiciel, une fonctionnalité, un évènement...) ou plus général (au niveau éductatif, association, législatif...), que souhaiteriez-vous pour cette nouvelle année ?
  1. 7/ Quelles nouvelles habitudes vous faut-il cultiver afin de vous aider à atteindre vos objectifs de la question 5 et/ou les vœux de la question 6 ? Quels outils/procédures/aide pourriez-vous avoir besoin ?

%tout le monde a fini, vous pouvez indiquer que vous avez fini en tapant % fini

%on va donc passer à la suite

  1. 8/ Quelles sont vos prochaines actions immédiates pour atteindre ces objectifs ?

%tout le monde a fini, vous pouvez indiquer que vous avez fini en tapant % fini

% on va passer aux deux derniers points de la revue, les classiques points de vigilance et points forts

Derniers points à l'ordre du jour de la revue annuelle

  1. 9/ Points Forts de la revue annuelle en 2/3 mn
  1. 10/ Points de Vigilance de la revue annuelle en 2/3 mn

Exemple de page pour un Pad

Bonjour à tous,

suite aux échanges sur la liste animation je vous propose donc de procéder à un petit bilan d'actions et d'organisation interne sous la forme d'une petite revue annuelle.

Sur un principe proche des revues hebdomadaire nous organisons donc sur irc une revue annuelle permettant de tirer des conclusions 2010 et des perspectives 2011 d'un point de vue actions de l'April etorganisation des groupes de travail.

Cette revue aura lieu sur le salon #april du réseau irc.freenode.net le vendredi XXX janvier XXX après la revue hebdomadaire, donc de 12h30 à 14h max (13h30 idéalement). Outre le salon irc un pad sera ouvert pour permettre d'éventuelles contributions anonymes.

Cette revue annuelle portera sur les actions et l'organisation des groupe de travail.

En préparation les différents animateurs de groupes peuvent envoyer un message sur leur liste de groupe de manière à préparer des éléments de réponse.

Pour la forme de la réunion je vous propose de partir sur les 8 questions suivantes (issues de http://celestinechua.com/blog/year-end-review/) :

1. Quelles sont vos plus grandes réalisations cette année ? (le terme "réalisation" devant s'entendre comme tout résultat dont vous êtes fiers)
2. "Quels sont les grands échecs de l'année ?"
3. Quels sont les enseignements les plus importants que vous avez appris cette année ?
4. Sur une échelle de 1 à 10, à quel point êtes-vous satisfaits de la façon dont vous avez passé l'année ?
5. Que voulez-vous accomplir l'année prochaine, de sorte que ce soit la meilleure année possible ?  Autres formulations possibles : En supposant que nous soyons le 31 décembre de l'année prochaine, que souhaitez-vous voir dans votre vie ? Que faut-il pour atteindre le niveau 10/10 de satisfaction à la fin de l'année prochaine ?
6. Quelle serait votre liste de voeux pour 2016 ? Que ce soit   très   concret (un logiciel, une fonctionnalité, un évènement...) ou   plus   général (au niveau éductatif, association, législatif...), que souhaiteriez-vous pour cette nouvelle année ?
7. Quelles nouvelles habitudes vous faut-il cultiver afin de vous aider à atteindre vos objectifs de la question 5 et/ou les vœux de la question 6 ? Quels outils/procédures/aide pourriez-vous avoir besoin ?
8. Quelles sont vos prochaines actions immédiates pour atteindre ces objectifs ?

En gardant à l'esprit qu'il faut accepter les remontées critiques et que ce soit constructif, pas juste démoralisant ou polémique.


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